Anna: Good morning, David, do you have a few minutes to go over your tasks for this week?
David: Good morning, Anna, sure, this is a good time.

Anna: Great, I’d like us to set clear priorities so you don’t feel overloaded.
David: That sounds good, I prefer to know exactly what to focus on.

Anna: First, the most important task is the client presentation for Friday.
David: Right, I started collecting the data, but I still need to organize it into slides.

Anna: I’d like you to finish a first draft of the slides by Wednesday morning.
David: Okay, Wednesday morning for the draft, that’s clear.

Anna: After that, we can review it together and make any changes on Wednesday afternoon.
David: Perfect, that will help me make sure the message is aligned with the client’s expectations.

Anna: The second priority is updating the sales report for last month.
David: Yes, I remember, the Finance team needs it for their meeting.

Anna: Exactly, the deadline for that report is Thursday at noon.
David: Got it, Thursday at noon, I’ll plan to finish it on Wednesday evening or early Thursday.

Anna: Good idea, try not to leave it until the very last minute.
David: Don’t worry, I’ll block some time on my calendar to work on it.

Anna: The third task is the follow-up emails to the leads from last week’s event.
David: I’ve already sent a few, but I still have about fifteen contacts pending.

Anna: How long do you think you need to finish those emails?
David: If I have a focused block of time, I can finish them all by tomorrow afternoon.

Anna: Okay, let’s set the deadline for those follow-ups as tomorrow by 5 p.m.
David: Works for me, I’ll treat that as a fixed deadline.

Anna: Do you have any other tasks that might affect these priorities?
David: I have some minor admin tasks, but they’re not urgent and I can fit them in between.

Anna: Perfect, then the order is clear: presentation, sales report, and follow-up emails.
David: Just to confirm, the presentation draft by Wednesday morning, sales report by Thursday noon, and emails by tomorrow 5 p.m.

Anna: Yes, that’s exactly it, thanks for summarizing.
David: It helps me to repeat it, so I don’t miss anything.

Anna: Is there any support you need from me for the presentation?
David: It would help if you could share last quarter’s slides, just for structure and tone.

Anna: No problem, I’ll send them to you right after this meeting.
David: Great, I’ll use them as a reference but adapt the content to the new data.

Anna: That’s the idea, keep the style similar but make sure everything is up to date.
David: Understood, I’ll also highlight the key results so the client can see the main points quickly.

Anna: Good, keep the slides simple and avoid too much text.
David: Yes, I’ll focus on clear charts and short bullet points.

Anna: If anything blocks you during the week, please let me know as soon as possible.
David: Of course, I’ll send you a quick message if I see that I’m falling behind.

Anna: Perfect, I’d rather adjust the plan early than rush at the end.
David: I agree, planning ahead makes things much easier.

Anna: Alright, I think we’re done, this was a short but productive check-in.
David: Yes, thank you, Anna, I feel much clearer about my priorities for the week now.

En este diálogo aparece un inglés de oficina muy claro y estructurado, ideal como modelo.
Algunas palabras clave:

Task / tasks: “go over your tasks for this week”. Es la palabra estándar para “tareas” en contexto laboral.
Priority / priorities: “set clear priorities”. Muy usada para hablar de qué va primero.
Deadline: “the deadline for that report is Thursday at noon”. Es el término básico para “fecha límite”.
Client presentation: presentación para un cliente; expresión muy frecuente en empresas.
Sales report: informe de ventas; típico de cualquier contexto de negocio.
Follow-up emails / leads: “follow-up emails to the leads”. Follow-up implica hacer un seguimiento; leads son contactos potenciales de clientes.
Block time on my calendar: significa reservar un hueco en la agenda para una tarea.
Draft: “first draft of the slides”; un borrador inicial.
Admin tasks: tareas administrativas menores, de tipo rutinario.
Check-in: “a short but productive check-in”; pequeña reunión de seguimiento.

Recomendación: como hispanohablante te conviene interiorizar deadline, priority, draft, follow-up, block time, check-in, porque aparecen constantemente en el inglés de oficina.

EXPRESIONES TÍPICAS Y FUNCIONALES

Este tipo de reunión busca ser corta y eficiente, por eso las frases son muy directas pero corteses.

Inicio de la reunión
“Good morning, do you have a few minutes to go over your tasks for this week?”
Expresión muy estándar: saludo + pregunta suave (a few minutes) + objetivo concreto (go over your tasks).

Marcar intención y dar contexto
“I’d like us to set clear priorities so you don’t feel overloaded.”
Uso de I’d like (más suave que “I want”) y verbo en infinitivo para explicar el propósito.

Ordenar y priorizar
“First, the most important task is…”
“The second priority is…”
“The third task is…”
Estructuras muy claras y fáciles de copiar para organizar tareas en voz alta.

Fijar plazos de forma clara
“The deadline for that report is Thursday at noon.”
“Let’s set the deadline for those follow-ups as tomorrow by 5 p.m.”
Lo importante es: tiempo concreto y sencillo; evita vaguedades como “as soon as possible” si quieres sonar preciso.

Confirmar entendimiento
“Just to confirm, the presentation draft by Wednesday morning, sales report by Thursday noon, and emails by tomorrow 5 p.m.”
Repetir el plan es muy típico y se ve como profesional, no como falta de atención.

Cerrar de forma positiva
“Alright, I think we’re done, this was a short but productive check-in.”
“I feel much clearer about my priorities for the week now.”
Se refuerza la idea de que la reunión ha sido útil y concreta.

Uso de presente simple para horarios y hechos fijos
Ejemplos:
“The deadline for that report is Thursday at noon.”
“First, the most important task is the client presentation for Friday.”
En inglés, el presente simple es la forma normal de hablar de fechas, horarios, rutinas y cosas “estables”.

Uso de will para decisiones y promesas
Ejemplos:
“I’ll plan to finish it on Wednesday evening.”
“I’ll block some time on my calendar.”
“I’ll send them to you right after this meeting.”
Aquí will indica compromiso, promesa o decisión tomada en ese momento.

Uso de would like para sonar más cortés
“I’d like us to set clear priorities.”
I’d like (I would like) es más suave y educado que I want, sobre todo de jefe a empleado.

Condicional simple para planes condicionales
“If anything blocks you during the week, please let me know as soon as possible.”
Estructura: If + present, will/can + base verb. Es el condicional típico para situaciones reales y probables.

Imperativos suaves con verbos de cortesía
“Try not to leave it until the very last minute.”
El imperativo se suaviza con try y please; así suena más a consejo que a orden dura.

Verbos típicos de planificación
“go over” (revisar / comentar), “set priorities”, “finish”, “review”, “highlight”, “avoid”.
Son verbos muy frecuentes; conviene aprenderlos casi como “bloques” junto al contexto empresarial.

Claridad y estructura frente a improvisación
En el diálogo, la manager desglosa tareas una a una, con orden y plazos claros. En muchos entornos hispanohablantes, la conversación puede ser más general o improvisada, sin tanta estructura explícita.
En inglés de empresa se valora mucho que queden claros:
qué se hace,
en qué orden,
para cuándo,
y quién revisa qué.

Normalidad de repetir la información
El empleado resume:
“Just to confirm, the presentation draft by Wednesday morning…”
En culturas anglófonas esto es una práctica estándar de profesionalidad, no una señal de que el empleado no se entera. Es una técnica útil que los hispanohablantes pueden copiar sin miedo.

Gestión del tiempo como algo explícito
Expresiones como “I’ll block some time on my calendar” muestran una mentalidad de organización personal visible: se habla abiertamente de cómo se va a gestionar el tiempo.
En muchos contextos hispanos esto se hace, pero se verbaliza menos; en inglés es muy normal decirlo de forma explícita.

Tono directo pero respetuoso
La manager marca prioridades y dice cosas como “try not to leave it until the very last minute”, pero siempre en un tono calmado, no emocional.
El foco está en las tareas, no en juzgar a la persona. Esta separación entre persona y tarea es clave para sonar profesional en inglés.

Preparar frases modelo para hablar de tus tareas
Como empleado, puedes usar:
“I prefer to know exactly what to focus on.”
“I’ll plan to finish this by [day/time].”
“I can fit the smaller admin tasks in between.”

Para pedir claridad o confirmar
“Could we set a clear priority for this week?”
“Just to confirm, the main priority is the client presentation, right?”
“So the deadline is Thursday at noon, correct?”

Para mostrar responsabilidad sin sonar dramático
En vez de explicaciones largas o quejas, usa frases simples:
“I’ll block some time on my calendar to work on it.”
“If I see I’m falling behind, I’ll let you know as soon as possible.”

Como manager (si te toca ese rol)
Frases útiles:
“I’d like us to set clear priorities for this week.”
“First, the most important task is…”
“How long do you think you need to finish this?”
“If anything blocks you, please let me know early.”

Evita traducir literalmente expresiones emocionales típicas del español
En lugar de “voy fatal de tiempo”, puedes decir:
“I’m a bit tight on time with this task.”
En lugar de “estoy agobiado”, algo más neutro:
“I’m feeling a bit overloaded this week.”
Esto suena profesional y a la vez comunica el problema.

Practica siempre repetir el plan al final
Acostúmbrate a cerrar la reunión con una mini-síntesis:
“So, just to recap: I’ll send the draft on Wednesday morning, finish the report by Thursday noon, and complete the follow-up emails by tomorrow at 5 p.m.”
Esta práctica, muy típica en inglés, reduce malentendidos y transmite seriedad.

En una reunión corta para organizar tareas en inglés necesitas:
Dominar vocabulario básico como task, priority, deadline, draft, follow-up, block time, check-in.
Usar estructuras claras para plazos y prioridades: “The main task is…”, “The deadline is…”, “I’ll finish it by…”.
Repetir el plan al final con expresiones como “Just to confirm…” o “So, to recap…”.